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A veces no hay opción. En coyunturas como la causada por el avance del coronavirus, el teletrabajo no solo es conveniente sino inevitable.

En ese escenario, aprovechar la tecnología para trabajar desde casa es la mejor alternativa.

Pero trabajar del otro lado del sistema de seguridad que suelen tener las compañías, aunque posible, no viene excento de riesgos.

Establecer documentos cifrados con claves, firma de documentos digitales, identificación de correos maliciosos, entre otros, son medidas claves para reducir los riesgos de ser hackeados.

De acuerdo con el Cuarto Estudio de Penetración de Teletrabajo en Empresas Colombianas 2018, del Centro Nacional de Consultoría y el Ministerio de las TIC, en Colombia hay 12.912 empresas.

En ese universo, unas 122.278 personas funcionan bajo la modalidad de teletrabajo.

“Es necesario proteger los datos que vamos a intercambiar entre usuarios y empresas y garantizar el funcionamiento de infraestructuras fundamentales como los servicios públicos”, asegura Daniel Medina, CEO de Olimpia IT.

Esta compañía implementa sistemas de seguridad para infraestructuras críticas y que emplea recursos de inteligencia artificial para la prevención del delito en Colombia.

En opinión del experto, las plataformas de cualquier empresa están expuestas a sufrir pérdidas de información si no se toman las medidas de seguridad necesarias antes de hacer la implementación del teletrabajo.

Por eso, Jesús Heriberto Martínez, Professional Services Business Director de OlimpiaIT,  extiende cinco grandes recomendaciones para hacerlo de manera segura:

  • Documentos protegidos con claves: Con la implementación del teletrabajo, las empresas pueden fortalecer el intercambio de información mediante el cifrado de documentos o la generación de archivos con contraseñas en los cuales solo el emisor y el receptor conozcan las claves.
    En caso de envío equivocado o que alguien acceda al archivo, tendrá que conocer la clave para acceder.
    “De esta manera, en caso de pérdida del archivo, no va a ser tan fácil vulnerarlo”, afirma Jesús Heriberto Martínez, Professional Services Business Director de OlimpiaIT.
  • Firma digital: Tanto las empresas públicas como privadas necesitan firmar documentos y tener una trazabilidad del momento en que se hace.
    Para evitar desplazamientos de todos los que firman (o ponen el visto bueno al documento) y hacerlo de manera sencilla, hay soluciones en la web, como es el caso de www.firmamos.com, que permiten la desmaterialización e inmaterialización de los mismos, con plena validez jurídica.
    “En esta circunstancia especial por ejemplo, 15 directores llamaron a decirnos que ya no iban a ir presencialmente a sus oficinas y que necesitaban una solución inmediata para sus firmas. Así que activamos usuario y contraseña y generamos la solución”, agrega Martínez.
  • Identificación de correos maliciosos: Es posible que los usuarios reciban correos que provienen de compañías maliciosas dedicadas a hacer ‘phishing’ o suplantación para el robo de información en Internet.
    Lo primero que hay que hacer para identificarlos es revisar la hora de recepción del correo.
    No es habitual que un correo empresarial llegue por fuera de horarios de oficina.
    También, es importante verificar el dominio (la palabra que está después de la arroba) porque usualmente son nombres parecidos a entidades que cambian por apenas una letra (por ejemplo: @gobiierno.gov.co). 
    Otro aspecto a tener en cuenta es que los correos maliciosos ya no solo adjuntan archivos ejecutables (.exe) sino que ahora también envían documentos en formato PDF donde incluyen los códigos que después terminan ejecutándose en el computador.
    De ahí la importancia de tener un antivirus actualizado para someter a revisión cualquier archivo que se descargue. 
  • El uso de conexiones VPN: La conexión a través de la herramienta VPN (Virtual Private Network) actúa como una especie de túnel para que los datos viajen de manera segura sin que agentes externos tengan la posibilidad de acceder a ellos, gracias a su cifrado; es una alternativa ideal para que el teletrabajador se conecte de manera remota.
  • Consumo responsable de ancho de banda: Si bien la Directiva Presidencial 02 de 2020 determinó que todas las entidades de la rama ejecutiva trabajen desde casa como contingencia ante el Covid-19, hay que hacerlo de manera responsable.
    Mientras más personas estén conectadas, más saturada estará la red y las plataformas podrían sentirse más lentas.
    La recomendación es hacer uso responsable en el consumo de datos, llevando a cabo reuniones cortas y puntuales, o en modos alternos como el teléfono fijo. 

Finalmente, el CEO de Olimpia IT aseguró que si bien el país ha venido implementando el teletrabajo en forma creciente, esta coyuntura servirá para crear un cambio cultural entorno a la importancia de que la gente trabaje desde la casa.

Medina afirma que en Colombia siempre se ha visto el teletrabajo con desconfianza. “Esta coyuntura nos está llevando a volver el teletrabajo un hábito que nos va a ayudar a disminuir la circulación de vehículos y de personas. Eso nos va a llevar a enfocar el trabajo hacia el cumplimiento de objetivos y menos hacia la presencia física de los empleados o el tiempo de permanencia en una oficina, es una gran lección”, concluyó.

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